Transformación digital de procesos documentales
Facturas de compra
Situación inicial
En el tercer sector debemos trabajar con grandes cantidades de documentación, cuya gestión resulta crítica para nuestra eficiencia, transparencia y cumplimiento normativo. La carencia de un sistema unificado, digitalizado y automatizado resultaba en procesos lentos y poco eficaces que requerían una gran cantidad de tiempo. La falta de ejemplos específicos de gestión documental digital en el tercer sector resaltaba la necesidad de una solución innovadora y adaptada.
Propuesta
En este proyecto YMCA propone una transformación digital integral en la gestión de las facturas de compra, implementando una plataforma de gestión documental en la nube, basada en Microsoft SharePoint online, complementada con herramientas ya existentes en la organización como Power Platform de Microsoft Office 365 y Microsoft Business Central. Esta solución busca digitalizar y automatizar la gestión documental de las facturas de compra desde su recepción hasta su registro contable, incorporando flujos de trabajo y comprobaciones, con el objetivo de registrar y almacenar facturas de compra de forma rápida, segura y accesible.
Nuestro enfoque ha sido automatizar procesos, centralizar la información y ofrecer un acceso ágil y eficiente a los documentos de facturas. La meta es mejorar sustancialmente la eficiencia operativa del área financiera, simplificando la gestión documental y reforzando la transparencia y el cumplimiento normativo.
Ejecución
El sistema desarrollado recibe por correo electrónico las facturas de compra y almacena el nuevo documento en una biblioteca de documentos. Posteriormente se procesa para la extracción de información utilizando servicios de IA, y los datos recibidos se vinculan con el documento PDF como metadatos. El personal de administración puede comprobar los datos extraídos automáticamente, corregirlos si fuera necesario e incluso aportar información adicional antes de enviar la factura al ERP Business Central.
Resultado
El proyecto de transformación digital en YMCA ha culminado con éxito, logrando la digitalización y automatización de la gestión documental de las facturas de compra. Este cambio ha permitido un acceso más eficiente y seguro a la documentación, optimizando significativamente los procesos internos.
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Transformación Digital de Procesos Documentales - Facturas de Compra
